Planung, Prognose und Berichtswesen für IT-Dienstleistungszentren
Das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ) entstand 2005 aus der Umfirmierung des Landesamtes für Informationstechnik (LIT) und ist seither der zentrale IT-Dienstleister des Landes Berlin. Als solcher übernimmt das ITDZ mit seinen über 900 Mitarbeiter:innen unterschiedliche Aufgaben in Bereichen der Daten- und Telekommunikation. Dazu gehört u.a. der Betrieb zweier Rechenzentren, ein fast 1000 km umfassendes Glasfasernetz, viele für die Verwaltungsarbeit notwendige Verfahren sowie IT-lnfrastrukturdienste. Als kommunales IT-Unternehmen hat das ITDZ einen politischen Auftrag und handelt unter gesetzlichen Rahmenbedingungen. Mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) sowie dem Know-How ihrer IT-Experten, treiben sie die Digitalisierung der Berliner Landesverwaltung gezielt voran. Das erklärte Ziel: eine moderne Dienstleistungs- und Serviceorientierung gegenüber Bürger:innen und Unternehmen.
Im ITDZ Berlin wird die ERP-Software SAP als kaufmännisches System eingesetzt. Vor Projektstart standen den Mitarbeiter:innen lediglich die systeminternen Standardberichte zur Verfügung, die jedoch fest auf einen Gesichtspunkt ausgerichtet waren. Daher konnten tiefere Analysen in diesem Tool nur bedingt realisiert werden und die Möglichkeiten, zeitgemäße Berichte für die Anwendenden bereitzustellen waren sehr begrenzt. Meist erfolgte die Analyse der Daten letzten Endes in dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Hier mussten die exportierten SAP-Daten allerdings erst noch mit Stammdaten angereichert und dann nach den Bedürfnissen des End-Users angepasst werden. Dieser mühselige und dezentrale Ablauf wurde sowohl für das monatliche Berichtswesen als auch für die Planungsprozesse (Forecasts und Wirtschaftsplanung) angewandt. Da dieser Prozess weder für die Mitarbeitenden weiter tragbar noch eine pünktliche Wirtschaftsplanung realisierbar war, hat sich das ITDZ für die Einführung einer eigenständigen und fachgerechten BI-Lösung entschieden.
Ziel des Projektes war die Ersteinführung eines professionellen BI-/CPM-Systems, um den Mitarbeiter:innen die Arbeit im Berichtswesen- und Planungsprozess zu vereinfachen. Dabei lag ein besonderer Fokus darauf, Berichte zentral und einfach aufbauen, sowie Daten schnell nach verschiedenen Auswertungsdimensionen analysieren zu können. Für die Planung stand die Möglichkeit der Eingabe von Planwerten an höchster Stelle der Prioritäten. Zudem sollte die Wirtschaftsplanung endlich fristgerecht umgesetzt werden können, für die jährlich lediglich zwei Monate zur Verfügung stehen.
Um diese Ziele zu erreichen, wurde im Vorfeld des initialen Projektes eine Softwareentscheidung durch das ITDZ getroffen. Dies geschah, unterstützt durch ein externes Beraterteam, im Rahmen mehrerer unternehmensinternen Beratungsrunden. Hierbei fiel die Wahl auf die renommierte BI-Software Board. Ausschlaggebend hierfür war nicht nur die stabile Marktposition von Board, sondern die HTMLS basierte Programmierung und die umfangreichen Planungsmöglichkeiten der Software.
Mit einem Projektteam aus zwei projektverantwortlichen ITDZ Mitarbeitern und drei linkFISH-Beratern:innen konnte die Daten-Architektur bestehend aus einem MS SQL Data Warehouse (DWH), entsprechenden ETL-Strecken und den Frontend-Berichten in Board innerhalb einer Woche implementiert werden. Dies gelang durch eine vorherige intensive Vorbereitungs- und Konzeptionsphase, in denen das Modul dezidiert geplant und die relevanten Mitarbeiter für die Realisierung des Projektes befähigt wurden. Seit dem erfolgreichen Abschluss des ersten Moduls, folgen regelmäßige Ausbaustufen, sodass mittlerweile diverse Bereiche in Board abgebildet werden:
Insgesamt verwenden bereits über 230 User das Programm-Tendenz steigend. Betreut wird das System dabei von zwei technischen Controller:innen.
Nach der Einrichtung der Infrastruktur war es bereits innerhalb weniger Tage möglich, die Daten vollständig und übersichtlich aus SAP in Board zu laden. Da die Daten nun strukturiert und transparent aufbereitet waren, fielen sofort Stammdatenfehler im Vorsystem auf, die so leicht entdeckt und behoben werden konnten. Durch diese ständige Kontrolle konnte die Datenqualität aus dem Vorsystem nachhaltig verbessert werden. Auch neue Fehler fallen heute umgehend auf und können schnell korrigiert werden. Die Anwendenden werden zudem entlastet, da die Berichtserstellung und -verteilung mit dem neuen System deutlich weniger Arbeit in Anspruch nimmt. So bleibt Ihnen mehr Zeit für inhaltlich-qualitative Controlling-Aufgaben.
Durch diese spürbaren Erfolge wird Board von einer steigenden Anzahl an Mitarbeiter:innen genutzt, die das BI-Tool darüber hinaus kontinuierlich weiter entwickeln und verbessern. Die dadurch geschaffene gemeinsame Datengrundlage und -transparenz sowie die erarbeiteten Standards führen zusätzlich zu einer deutlich erhöhten Ausfallsicherheit. Dezentrale Einzellösungen, zum Beispiel mit Excel, gehören weitgehend der Vergangenheit an. Die berechtigten Personen können nun jederzeit auf alle aktuellen und relevanten Berichte bzw. Planungen direkt in Board zugreifen. Auch ist es mit Hilfe von Board möglich, die Wirtschaftsplanung fristgerecht in der zur Verfügung stehenden Zeit durchzuführen und erfolgreich abzuschließen.
