Moderne hausweite Analyse-, Controlling-, und Prognoselösung in der öffentlichen Verwaltung
Die Stadt Kiel ist nicht nur mit fast 250.000 Einwohner:innen die bevölkerungsreichste Stadt Schleswig-Holsteins, sie ist gleichzeitig auch die Landeshauptstadt des nördlichsten deutschen Bundeslandes. Entsprechend groß ist auch die städtische Verwaltung, die über 5.400 aktive Beschäftigungsverhältnisse führt, die in 22 Ämter, fünf Dezernate und 13 Sonder-Referate aufgeteilt sind. Insgesamt verantwortet die Landeshauptstadt (LH) Kiel ein jährliches Haushaltsvolumen von mehr als 1,2 Mrd. Euro.
Vor Beginn des Projekts wurden in den unterschiedlichen Bereichen zwar eine Vielzahl an Berichten erstellt, diese wurden jedoch weder zentral gesteuert noch in einem einheitlichen Prozess standardisiert. Zusätzlich fehlte es an einer gesamtstädtischen Berichtswesen-Strategie. So wurden nicht nur unterschiedliche Datenquellen und -stände verwendet, mangels eines ausreichenden Automatisierungsgrads waren auch sehr viele Kapazitäten in manuellen Aufbereitungsprozessen gebunden. Das Berichtswesen war somit heterogen, nicht standardisiert und bot ausschließlich eine ex-post-Betrachtung an.
Das angestrebte Ziel bei dem Aufbau eines zentralen Berichtswesens fokussiert sich bei der LH Kiel in zwei Bereiche: Zum einen soll das Projekt ein nachhaltiges, operatives sowie strategisches Berichtswesen zur zeitnahen Unterstützung aller internen Leistungs- und Entscheidungsträger:innen liefern. Dafür sollen die steuerungsrelevanten Kennzahlen und Daten identifiziert und in ein zentrales Dashboard überführt werden. Zum anderen soll auf der Ebene der Gesamtstrategie das Berichtswesen zur Verbesserung der Steuerungsfähigkeit und Erhöhung der Transparenz gegenüber der Selbstverwaltung optimiert werden.
Zur Erreichung dieser Ziele wurden zusammen mit dem linkFISH-Team folgende primäre Maßnahmen im Rahmen des Einführungsprojekts identifiziert:
Innerhalb von nur drei Monaten wurde gemeinsam mit dem Projektteam der LH Kiel in der ersten Ausbaustufe ein umfangreiches Haushaltsberichtswesen mit Ist- und Planwerten auf Basis des städtischen Haushaltsverfahrens „lnfoma newsystem" aufgebaut. Zusätzlich definierte das Team in mehreren Konzeptphasen einen neuen Haushaltsprognoseprozess für den Ergebnis- und Investitionshaushalt, der anschließend technisch implementiert wurde. Die Haushaltsdaten können nun entlang verschiedener Dimensionen wie dem Produktrahmen (Budgets, Teilpläne, Produkte, Kostenträger) und der Konten-und Kostenstellenstruktur flexibel ausgewertet werden. In weiteren Ausbaustufen wurden unterdessen Fall- und Kosteninformationen der Sozialhilfe (Fachverfahren OPEN/PROSOZ) und des Jugendwesens (Fachverfahren KDO Jugendwesen) in das Berichtswesen integriert. Der zentrale Datenpool der LH Kiel wird zudem ergänzt um relevante Kontextinformationen aus u.a. dem Bereich der Statistik (u. a. Bevölkerungsdaten und -prognosen, Kieler Schulinformationen).
Um die Kommunikation über das Projekt zu vereinfachen und die Identifikation der Mitarbeitenden mit den neuen Prozessen zu steigern, hat das System den eingängigen und treffenden Namen „COAST" (Controlling, Analyse und Steuerung) bekommen. Dies und die sichtbaren Erfolge während der Implementierungsphase ließen im gemeinsamen Projektverlauf die Bereitschaft zur Zusammenarbeit für den gemeinsamen Projekterfolg aller Beteiligten spürbar steigen. So wuchs beispielsweise auch das Informationsinteresse der Politik im Sinne der Selbstverwaltung. Für diese wurde ein eigenes Politik-Portal als interaktives Dashboard entwickelt, in dem die Politiker:innen nun jederzeit und von überall mit den bereitgestellten mobilen Endgeräten Zugriff auf die aktuellen Haushaltsdaten bekommen.
Die Schulung aller User war innerhalb von wenigen Wochen abgeschlossen. Seit dem Projektabschluss wird die PowerUser-Kompetenz (eigenständige Weiterentwicklung der Berichte innerhalb der BI Lösung) kontinuierlich durch die nachfolgenden Teilprojekte ausgebaut. Aktuell wird COAST von über 130 stadtinternen Usern genutzt - Anzahl steigend. Die Betreuung der bisherigen und die strategische Planung weiterer Ausbaustufen erfolgt durch zwei eigens für das Projekt etablierte Vollzeitstellen im Amt für Finanzwirtschaft.
Durch die Einführung von COAST konnten viele Prozesse der Steuerung bei der LH Kiel verbessert werden:
