Tabellenblatt über Tabellenblatt reihen sich riesige Datenmengen in scheinbar endlosen Zeilen und Spalten aneinander. Das Hin- und Herscrollen in der Datei ist mühsam. Die Fehleranfälligkeit beim Arbeiten ist hoch.

Dieses Bild bietet sich auch heute noch in vielen Abteilungen von Unternehmen. Meist „historisch gewachsene“ Dokumente wurden mit der Zeit immer größer. Zu Beginn haben diese Excel-Dateien ihren Zweck noch gut erfüllen können. Ein paar Jahre später sind sie in der Pflege meist kompliziert, zeitaufwendig und unflexibel.

In so einer Situation kann eine professionelle Software, die speziell für die Erfassung und Pflege von Daten ausgelegt ist, die Lösung sein. Die Stärke von BI-Software ist jedoch, dass sie auf die Verarbeitung, Darstellung und Analyse von Zahlen und nicht auf die Erfassung von Stammdaten mit vielen Texten oder gar Prozessabläufen ausgerichtet ist.

Diese technische Lücke im Anbietermarkt wird nun seit einigen Jahren von der webbasierte Software GAPTEQ geschlossen. Sie ist auf die Erfassung und Pflege großer Stammdatensätze spezialisiert und ermöglicht auch Fachanwendern ohne tiefere technische Kenntnisse die einfache und schnelle Dateneingabe und -pflege. Die Daten können von GAPTEQ direkt in einer Datenbank gespeichert werden, welches die Anbindung an weitere (Analyse-)Systeme ermöglicht.

Auch ganze Prozesse können mit diesem Tool durchgehend digital abgebildet werden. So realisieren wir von linkFISH zurzeit den Urlaubsplanungsprozess von einem unserer Kunden in GAPTEQ. Vom Urlaubsantrag, über die Prüfung bis hin zur Genehmigung ist alles in einer Anwendung zusammengefasst. Vorher noch mit Excel, E-Mail und einem unklaren Prozessablauf gehandhabt, können die Mitarbeiter so deutlich schneller, strukturierter und transparenter ihren Urlaub planen.

Ein weiterer aktueller Anwendungsfall ist die Bauprojekt-Datenpflege eines anderen großen Kunden von linkFISH. Dieser spart durch die Ablösung von Excel nicht nur jede Menge Arbeitszeit ein, sondern steigert auch die Datenqualität signifikant. Die Dateneingabe und -pflege ist nun deutlich userfreundlicher. Integrierte Regeln sorgen zudem für einen ersten Plausibilitätscheck der Einträge. Durch unterschiedliche Zugriffsrechte gibt es darüber hinaus nun die Möglichkeit zwischen Lese- und Schreibrechten zu unterschieden.

Haben auch Sie einen Datensatz oder einen Prozessablauf, der nicht mehr gut mit Excel zu bewältigen ist und suchen nach einer einfacheren und zeitsparenden Alternative? Dann könnte GAPTEQ genau das Richtige für Sie sein! Sprechen Sie uns an.

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Stephanie Maas - Beraterin